Quels documents obligatoires doivent être conservés après une VGP ?
Après chaque Vérification Générale Périodique (VGP), certains documents doivent obligatoirement être conservés par l’entreprise utilisatrice. Ces pièces justificatives ont une valeur légale et peuvent être exigées à tout moment, que ce soit en cas de contrôle de l’inspection du travail, de litige, ou d’accident.
Alors, quels sont les documents VGP obligatoires à conserver et combien de temps faut-il les garder ? Faisons le point.
Le rapport de vérification VGP : la pièce maîtresse
À chaque contrôle effectué, le technicien remet un rapport de vérification VGP. Ce document est la preuve que l’engin a été vérifié conformément aux exigences réglementaires.
Il doit mentionner :
- La date de la vérification
- Le type d’engin ou d’accessoire concerné
- Les contrôles réalisés
- Les éventuelles anomalies détectées
- La décision finale : conformité ou non-conformité
- Le nom et la signature du contrôleur agréé
Ce rapport doit être archivé et tenu à disposition pendant toute la durée d’utilisation de l’engin, et au minimum pendant 5 ans.
Le registre de sécurité
En complément du rapport, l’entreprise doit également tenir un registre de sécurité.
Ce document peut être :
- Sous format papier ou numérique
- Un classeur, un fichier PDF ou une solution logicielle
- Centralisé ou séparé par site ou par catégorie d’engin
Le registre recense l’historique de toutes les VGP réalisées et constitue une preuve de la traçabilité des interventions. En cas d’inspection ou d’accident, il est l’un des premiers éléments demandés.
Autres justificatifs à conserver
Outre le rapport et le registre, d’autres documents peuvent être utiles pour garantir votre conformité légale :
- Factures ou preuves d’intervention du prestataire
- Certificats de conformité lors de l’achat du matériel
- Fiches techniques ou notices des équipements
- Attestations de maintenance préventive
Ces pièces permettent de démontrer le sérieux de votre suivi matériel, et peuvent peser en votre faveur en cas d’enquête.
Conservation des documents : quelles obligations ?
Selon la réglementation, les documents liés aux vérifications périodiques doivent être conservés pendant au moins 5 ans, et tenus à disposition sur demande.
En pratique, il est recommandé de :
- Garder un double physique (classeur dédié par site ou chantier)
- Sauvegarder une version numérique (Cloud ou serveur sécurisé)
- Mettre en place un système d’archivage automatique via un logiciel de suivi
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Conclusion
Conserver les documents liés à la VGP est une obligation, mais aussi une mesure de bon sens. Ces pièces peuvent vous protéger légalement, prouver votre sérieux, et faciliter vos audits ou démarches d’assurance.
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